¿Cómo tener reuniones efectivas?

MDM Científica también comparte herramientas para mejorar el día a día en el laboratorio, desde lo operacional a lo administrativo. Es por esto que te compartimos con todo gusto la siguiente información. Resultado de formación adquirida.

Una reunión mal gestionada puede convertirse en desperdicio y más gasto de tiempo y productividad. Por ejemplo, una reunión de 8 personas en una hora equivale a un día de labor y sin objetivo claro no debe llevarse a cabo. Reunión mal planteada y sin agenda clara tampoco se hace.

Las reuniones deben tener propósito claro y cantidad de personas adecuada.

¿Cuál es el carácter de una reunión (tipo de reunión)?

  • Tomar una decisión: para tomar un cambio de rumbo importante, tienen un objetivo claro, resolución rápida y si fallan es generalmente por políticas internas.
  • Informativa: toman la forma de presentación inicial, seguida por ronda de preguntas, sin embargo, es muy fácil abandonar el objetivo inicial, salir de contexto y generando nuevas conversaciones que no tienen nada que ver con tema principal de la presentación, siempre hay que moderarlas.
  • Planteamiento: se pueden descubrir nuevos problemas o plantear nuevos objetivos secundarios, esto genera una sucesión intermitente de nuevas reuniones, el foco de la reunión es ejecución y no exploración.
  • Resolución de problemas: pueden terminar de mil formas y no necesariamente tiene el resultado deseado, usualmente porque no hay garantía de que se resolverá el problema durante la reunión.

Tips:

Enfocarse en el propósito (cuál es la meta)

Personas a invitar y finalidad de cada persona invitada.

¿Por qué tener esta reunión? ¿Es posible no tenerla y aun así lograr el objetivo en mente o con un simple correo se resuelve?

¿Quién debe estar en la reunión? ¿Es necesario invitar a todos?, ¿que estén presentes toda la reunión?, ¿o unos minutos para tocar su tema?

¿Cuánto tiempo tomará la reunión? Si no hay cronograma estricto, la agenda de la reunión y las metas probablemente no logren el resultado deseado.

¿Qué debe tener preparado el invitado? Una persona que no esté lista arruina la reunión porque improvisa y da aportes nulos. Hay que asegurarse de que todos lleguen data, análisis, un punto de vista, propuesta, etc.

¿Quién necesita ser informado de los cambios generados en la reunión? ¿Los miembros de la empresa, clientes? ¿es el método de comunicación relevante? En la mayoría de casos un email es suficiente, pero puede requerirse de una llamada en un tema sensible o un diálogo presencial. En todo caso asegurarse de darle seguimiento a la comunicación, para poder pasar a etapa de ejecución y la idea no se quede en el aire.

Herramientas para reuniones a distancia:

  • Google Hangouts (sencilla)
  • Skype (sencilla)
  • in (más compleja)
  • BlueJeans (más compleja)

Considerar las dos primeras para pocas personas y sin muchas herramientas.  Las otras dos para reunión con más miembros o para integrar más herramientas. Es muy importante una conexión wifi estable.

Estaremos muy agradecidos de recibir tu opinión.

 

Elaborado por Juan Fernando Londoño Arenas 28 de enero de 2020

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